2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Все документы оформляются на бумаге формата А4 и А5, допускается также использование форматов А3 и А6 .

Каждый документ, оформленный на бланке, должен иметь поля.

На практике левое поле устанавливают 35 мм для удобства переплета. Большая часть документов оформляется на бланках организаций.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной информации.

Государственный герб РФ

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Код организации по ОКПО

Код формы документа по ОКУД

Справочные данные об организации

Наименование вида документа

Дата документа (ограничительная отметка)

Регистрационный номер документа (ограничительная отметка)

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограничительная отметка)

Место составления или издания документа

Гриф ограничения доступа к документу

Адресат (ограничительная отметка)

Гриф утверждения документа

Заголовок к тексту (ограничительная отметка)

Отметка о контроле (ограничительная отметка)

Отметка о наличии приложения

Гриф согласования документа

Визы согласования документа

Отметка о заверении копии

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка для автоматического поиска документа

Каждый реквизит имеет три части:

• заголовочную(содержит реквизиты, расположенные до текста), которая в свою очередь делится на левую и правую половины;
• основную (содержательную), содержит информацию по сути документа;
• оформляющую(содержит реквизиты, расположенные после текста)

В зависимости от типа и назначения документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают его юридическую силу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

Наименование организации должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.

Сведения об организации. ГОСТ не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации, в их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о банковских реквизитах, о государственной регистрации, ИНН, адрес электронной почты и др.

Наименование вида документа указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.) Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Дата документа обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:

• дата подписания (для приказов, писем, факсов);
• дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
• дата события, которое зафиксировано на документе.

Дат на документе может быть несколько, основной считается дата подписания.

Дата оформляется арабскими цифрами, на нее отводится 10 знаков, восемь цифр и разграничительные точки.

Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенно — цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер, считая от начала года (календарного или учебного).

Каждый вид документов имеет свою индексацию, которая разрабатывается на предприятии.

Реквизиты дата и регистрационный номер оформляются в одной строке документа и выравниваются по левому краю.

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа, которые располагаются строкой ниже. Реквизит используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение и т.д.).

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу.

Указом Президента установлены три степени секретности: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Использование этих грифов на документах, не содержащих государственной тайны, не допускается.

Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента от 06.03.1997 г. Конкретное наименование грифов в нем не оговорено. Практически используются грифы «Для служебного пользования» (ДСП), «конфиденциально», «строго конфиденциально» и пометки типа «лично», «только адресату» и т.д.

Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресации документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, имя указывают обобщенно.

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не дол- жен содержать более 4-х адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Если более 4-х адресатов, то составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

• наименование адресата (название организации или ФИО);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта;
• название области, края, автономного округа;
• страна (для международных почтовых отправлений)
• почтовый индекс.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция содержит распоряжение руководителя относительно решения вопроса, изложенного в документе.

Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адре- сат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?». На него отводится 10 см в левой половине заголовочной части и он должен занимать не более 2 строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа.

Короткие документы на формате А5 создаются без заголовка.

Отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», проставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».

Существует два вида срока исполнения документа:

• типовой – срок исполнения документа, установленный нормативно- правовым актом;
• индивидуальный – срок исполнения, установленный распорядительным документом вышестоящей организации или указанный в резолюции руководителя.

Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с междустрочным полуторным интервалом (для формата А5 можно одинарный интервал). Отступ в 1 строке рекомендуется 1,25 см

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров. Приложения при этом нумеруются

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень на 10 л. в 2 экз.

Слово «Приложение» вне зависимости от количества документов употребляется в единственном числе.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров.

Приложение: 1. Акт сдачи-приемки работ на

2. Перечень объектов для внедрения на 10 л. в 2 экз.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме, например:

Приложение: письмо ОАО «Стройсервис» от 26.07.2004 № 168/07-12 и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верх- нем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение №», при необходимости его номер, наименование, дату и индекс основного документа, например:

к письму ОАО «Стройсервис» от 26.12.2003 № 168/07-12

Согласно ГОСТу инициалы пишутся перед фамилией.

Если документ оформляется на бланке предприятия, то в указание должности не входит наименование учреждение. В противном случае под названием должности указывается наименование предприятия.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне

Расположение реквизитов на бланке документа определяется государственным стандартом.

Расположение реквизитов на бланке документа определяется:

Новые требования к оформлению документов по делопроизводству

к содержанию ^

Делопроизводство и его особенности

Успех в ведении предприятия во многом зависит от верной организации документооборота. Каждая фирма независимо от формы принадлежности и информационного потока должна вести делопроизводство. Это могут быть приказы, сообщения и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Управление записями — это работа по созданию документов для организации, выполняемая в соответствии с определёнными правилами и требованиями. Чаще всего фирмы выделяют специальных работников, занятых только в этой области. В компаниях не каждый сотрудник может выполнять функции секретаря.

Если понятна суть терминологии делопроизводства, то и происхождение, и весь цикл прохождения документа становится ясным. Прежде всего это фиксация на реальных носителях официальной информации. Во время этого процесса формируется организационный и административный документ, который впоследствии активирует конкретные действия.

Термин «делопроизводство» не был замечен в течение длительного времени, только в середине прошлого века был формализован, зафиксирован в нормативных документах на муниципальном уровне.

• секретари;
• архивариусы;
• сотрудники отдела кадров.

Управление включает запись информации на физическом носителе, создание бумажного или электронного документа. На этом основано управление документацией организации — передача сообщения начиная с его создания и заканчивая исполнением и отправкой в ??дело или удалением.

В зависимости от пространства для создания деловых бумаг, относящихся к сотрудникам и руководству организации, поток данных распределяется на внешний и внутренний. Будущий порядок действия сообщения будет зависеть от источника.

Внутренний документооборот организации связывает следующие действия:

• составление плана документа;
• оформление;
• подписание плана, проставление даты и регистрационного номера;
• со стадии оформления принятие к исполнению;
• передача исполнителям и контроль;
• выполнение требований;
• регистрация бумаг для дальнейшей записи в зависимости от времени и потребностей;
• устранение просрочки или регистрация для архивных накоплений.

к содержанию ^

Секретарское дело

По форме и особенностям организации офисных услуг предприятие делится на соответствующие формы:

1. Централизованный — все секретари присутствуют в одном отделе и подчиняются главному управляющему.
2. Децентрализованные секретари и сотрудники, выполняющие свои прямые обязанности, разбросаны по всей организации и подотчётны различным руководителям.

Смешанный тип лучше известен в крупных организациях. Особенности документооборота на предприятии будут напрямую зависеть от формы, в которой будет принят Секретариат.

к содержанию ^

Руководство по функционированию в офисе

Независимо от размера и формы собственности каждая организация должна иметь нормативный акт, регулирующий движение документов. На самом деле не все знают, что это за руководство по управлению документами. Этот вопрос касается не только секретарей, но и менеджеров.

В небольших организациях с низким уровнем рабочего процесса (менее 200 документов в год) не возникает вопроса о том, что такое документационный учёт. Все решают сами работники или менеджер.

Если обязанности делопроизводителя не считаются прямыми для работника и не указаны в его трудовом договоре, должен быть издан приказ о назначении этих функций. Прямые дополнительные обязанности, обязательства и компенсации должны быть подробно описаны в оригинальном документе.

к содержанию ^

Основные понятия документооборота

С точки зрения работы, документооборот — текущий процесс, что определяет поток документов как движение информации между их составителями и руководителями и фактически подчёркивает вероятность информирования всех заинтересованных сторон, доведения до них принятых выводов, внедрения учёта и контроль. В свою очередь, в офисе ведётся работа по ведению, обновлению и проверке документации.

Поскольку важность информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, управление и документооборот организации играют существенную роль. Зачастую правильность заключения и последний результат зависят от ясности формулировок, скорости подготовки документов.

Есть типа документов:

1. Входящие (приходящие в организацию).
2. Исходящие (отправленные из компании).
3. Внутренние (разработанные и применяемые сотрудниками в процессе управления).

к содержанию ^

Этапы информационной работы

Работа с бумагами в организации распространяется и за пределы компании. Все процессы должны быть верно задокументированы.

Для входящих важным является следующее:

• метод первичной обработки;
• предварительное обсуждение секретарём;
• регистрация;
• управленческая инструкция по внедрению;
• обработка, подготовка ответов;
• проверка производительности.

Для исходящих важно выполнять следующее:

• правила оформления писем по делопроизводству, образца;
• регистрацию;
• своевременную отправку.

Внутренние информационные процессы также очень важны в организации. От документов зависят отношения и производительность работы предприятия.

Для внутреннего документооборота важно следующее:

• разработка;
• регистрация;
• обработка, подготовка ответов;
• мониторинг производительности.

к содержанию ^

Правила оформления документов

Оформление бумаг в широком смысле — это соблюдение ГОСТа, требований к оформлению документов, нормативных актов при подготовке, копировании, утверждении, передаче документации. Располагается информация обычно на физическом носителе (бумага, электронный диск, флешка) в соответствии с действующим законодательством.

Заявки, в соответствии с которыми оформляются бумаги, определяются по ГОСТу. Это технический закон, на основании которого любая организация, учреждение разрабатывает персональные правила относительно документации:

• инструкции;
• нормативно-правовые акты.

Любая информация имеет персональный набор деталей. Документация содержит все необходимые реквизиты.

Соответствие требованиям по созданию и оформлению документации должно быть:

• в целях обеспечения действительности информации;
• для обработки бумаг;
• для эффективного поиска документации;
• для создания правильной рабочей среды.

к содержанию ^

Новые требования по оформлению

С учетом учебных определений появились общие критерии оформления официальных документов. Для тех, кто ещё не узнал о наличии стандарта в области делопроизводства из представленного закона, будет полезен текст разделов ГОСТа.

• номер страницы;
• предпочтительные шрифты и их размеры;
• отступ абзаца;
• значение межстрочного интервала, расстояние между символами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина линии углового и продольного расположения;
• критерии разметки для жирного текста;
• регистрация титульного листа;
• ограничение доступа;
• шаблон электронной подписи;
• написание структурного подразделения и создателя документа.

Раздел «регистрационные данные» дополняется правилами подачи вступительных обращений и окончательной маркировкой, электронной подписью лица, исполняющего обязанности непосредственного руководителя.

Размер формы снова был добавлен в раздел «формы» — A6, было определено значение левого поля для документов с долгосрочным хранением (более 10 лет) и установлены критерии для использования форм на 2 языках. Приложения дополняются стандартами титульного листа, формой структурного подразделения, продольной формой сообщения организации на двух языках.

С начала нововведений в документах указывается имя лица структурного подразделения создателя документа. При необходимости в правом верхнем углу может быть ограничительная пометка.

к содержанию ^

Оптимизация деятельности

Игнорируя быстрое развитие цифровых технологий, многие организации испытывают трудности с улучшением своего рабочего процесса. Продолжают обязательную бумажную переписку и заполняют очередной журнал.

Это обычно происходит по следующим причинам:

• противодействие инновациям;
• отсутствие денег в организации.

Стоит напомнить, что фактическая современная оптимизация параметров рабочего процесса со значительными инвестициями принесёт в скором времени очевидный финансовый эффект компании и усовершенствует работу с документами.

Правила оформления документов в делопроизводстве

Целая система норм и правил оформления внутренних актов компании, предприятия и внешних документов называется делопроизводством. Благодаря использованию официальных стандартов можно сделать внутреннюю работу максимально эффективной. Упрощается процесс изучения и переработки бумаг, поступающих от других предприятий или органов.

Правила оформления документов по ГОСТу зафиксированы в Федеральном агентстве по техническому регулированию. В 2019 году в силу вступили изменения нормативного акта. Новшества продиктованы тем, что документация стала оформляться намного быстрее благодаря модернизации текстовых редакторов.

О том, что несет ГОСТ оформление документов в 2019 году, описано в этой статье.

к содержанию ^

Классификация документов в делопроизводстве

Разделить все бумаги на группы можно по различным критериям. Например, в зависимости от создателя файла выделяют:

• Личные. Наброски, переписка, текстовые эссе. Все то, что используется исключительно в индивидуальном формате.
• Официальная документация. Внутренние распоряжения на предприятии, акты локального характера, запросы и контактные файлы для других субъектов.

Бумаги официального характера подразделяются на:

• Личностные, те, которые закрепляют официальную информацию о частном лице, подтверждают тот или иной юридический факт. Например, к таким относятся паспорт, свидетельство о рождении, браке и так далее.
• Управленческие. Здесь речь идет об оформленных решениях руководства относительно действий персонала, новых прав и обязанностей, распорядка дня и прочее. Также сюда относятся запросы и акты взаимодействия с органами, инстанциями, частными лицами.

В зависимости от способа создаn ния выделяют:

• Рукописные. Иногда оформить информацию достаточно в простой письменной форме. Правила относительно содержания и оформления остаются.
• Созданные через текстовый редактор. Исходный файл здесь остается электронным, но с помощью специальной техники превращается в печатный. В редакторе уже созданы все основные условия для написания документа. Есть размер шрифта для документов по ГОСТу, нужный размер отступа, поля и прочее.
• Фотодокумент. Исходный файл – фотография или ее фрагмент.
• Видеодокумент. Создается с использованием видеосъёмки.
• Электронный. Создан или переформатирован в нужное разрешение. Может передаваться или изучаться посредством компьютерной техники.

Существуют и другие виды документов, которые либо устарели (машинописный документ), либо используются крайне редко (кинодокумент).

В зависимости от направленности послания:

• внутренние акты или распоряжения, которые затрагивают отношения между участниками организации;
• внешние акты, направленные из компании или в компанию.

Оперативно-распорядительная документация создана для того, чтобы в закрепленном формате отображать права и обязанности всех участников процессов внутри организации. Среди ОРД выделяют приказы (акты руководствующего звена), распоряжения (относительно действий внутреннего характера), инструкции (на случай возникновения того или иного процесса), постановления (исполнительная процедура).

к содержанию ^

Организационно-распорядительные акты: требования и стандарты

ОРД – это официальные документы. К ним применяются утвержденные стандарты оформления и стиля.

К основным параметрам изложения относятся:

• Краткость. Текст не художественный, основные мысли следует излагать лаконично.
• Точность в определениях и формулировках. Чем меньше оценочных понятий и неточных вхождений, тем четче будет исполнение наказа или инструкции.
• Последовательность. Документ должен содержать вступление, основную часть, вывод (если это необходимо).

Согласно правилам ведения документации, создавать ОРД можно в электронной форме или письменной. Пересылаются они в электронной или печатной, размноженной форме по условия делового оборота внутри организации.

Официальный характер обязывает в любом случае нумеровать листы, если их больше двух. Это делается для понимания того, где и какие требования содержатся, а также для исключения недопонимания и упрощения акцентирования внимания на нужной части документа. Например, «указанное требование содержится в п. 34 на стр. 3».

К главным моментам оформления текста относится шрифт и междустрочный интервал. Согласно последним рекомендациям, для написания ОРД используется Times New Roman, Calibri или Arial. Допустимые размеры шрифта: 12, 13 и 14. Интервал между строками должен составлять от 1 см. до 1,5 см.

к содержанию ^

Справочно-информационные акты: оформление

Повседневная документация, которая включает:

• протокол;
• предложение;
• правку.

Все акты подлежат обязательному оформлению согласно ГОСТу (как на предприятиях частной собственности, так и в рамках государственного делопроизводства).

В документе обязательно указывается:

• название и форма справки;
• дата выдачи;
• время выдачи;
• о чем содержание;
• внутренняя часть документа;
• реквизиты;
• печать и подпись (если необходимо)

Кроме того, применяются стандарты относительно шрифта, отступов, правописания и прочих моментов.

Обратить внимание следует на особенности написания наименования органа или организации, которая выдает акт и правила написания времени выдачи (может быть письменным или устным).

к содержанию ^

По личному составу: главные правила ведения документации

• трудовые договоры;
• акты увольнения;
• отпускные документы;
• переводы и перемещения на предприятии;
• премирование сотрудников.

Как правило, документ издается в форме приказа. Он содержит констатирующую и резолютивную части, обязательно визируется должностными лицами.

Есть требования к хранению. Документ должен храниться в специальном архиве отведенное количество времени (75 лет).

Особо следует обратить внимание на требование ГОСТа относительно адресата. Здесь указываются:

• полное наименование должности;
• орган, который издает приказ;
• ФИО;
• при необходимости сокращенное название организации.

Правильное оформление документа гарантирует адекватное его понимание и создает нужные юридические последствия.

к содержанию ^

Какие форматы бумаги используют в делопроизводстве: практика

Выбор бумаги – важная задача, ведь это фактор точности и эффективности распределения размера будущего акта, экономии материально-технических средств.

Согласно установленным правилам:

• А3 – это исключительный размер бумаги (297*420). На таком макете разрешается выполнять большие диаграммы, макеты и таблица ГОСТ;
• А4 – наиболее распространенный размер, подходящий для документов любой правовой формы;
• А5 – сходный с А4 формат, предназначен для распорядительных актов;
• А7 – может использоваться исключительно для справок, карточек или этикеток.

Требования предъявляются и к полям: правому и левому, верхнему и нижнему. Отступ в 20 мм, кроме нижнего (10 мм), считается правильным. Текст при этом смотрится равномерно, удобно. Оформление касается и титульного листа.

Важно помнить правило относительно нумерации страницы.

Главное, чтобы подходящим было и качество бумаги. Иногда отсыревшие листы могут не воспроизводить чернила или портить устройство принтера. ОРД и информационные документы следует создавать без помарок или искажений, опечаток, которые могут повлиять на понимание смысла акта.

Следующая

ДокументыПравила оформления документов в делопроизводстве: гост 2023 года, стандарты, правила оформления